PROCUREMENT STRATEGY : CREATE VALUE FOR PROCUREMENT FUNCTION


Pengadaan barang dan jasa (procurement)mulai banyak didiskusikan dalam forum-forum manajemen dan media masa. Jika mendengar istilah pengadaan, umumnya berkonotasi dengan pembelian, tender, sesuatu proses administrasi yang panjang, birokratis, lama, atau bahkan area dimana banyak ditemukan kasus-kasus fraud dan korupsi.

Fungsi pengadaan hampir selalu ada dalam korporasi terutama perusahaan dengan skala besar. Dalam banyak tempat pengadaan sering disatukan dengan kegiatan Umum atau General Affair di korporasi, tetapi ada juga yang merupakan bagian dari direktorat Operasi atau bahkan Keuangan. Organisasi pengadaan pun bervariasi, ada yang terpusat, ada yang terdesentralisasi, ada yang memiliki organisasi tetap ada yang berbentuk gugus tugas, seperti Tim Lelang, dan sebagainya.

Umumnya di banyak perusahaan dan institusi, peran pengadaan tidak terlalu dianggap penting seperti halnya marketing, operasi, keuangan atau ADM. Posisi apapun.
Pengawakan (staffing) organisasi pengadaan juga umumnya tidak diduduk oleh SDM di korporasi. Sampai pada suatu ketika disadari porsi belanja barang dan jasa perusahaan cukup besar. Dipersahaan berbasis manufaktur nilai belanja barang dan jasa bisa mencapai 60-70% dari anggaran sementara dikebanyakan perusahaan jasa nilainya bervariasi antara 30-60%. Porsi nilai pengadaan semakin membesar dengan tren korporasi yang ingin kembali ke bisnis inti, dan menyerahkan pihak ketiga untuk menjalankan fungsi yang kurang bernilai strategis bagi perusahaan. Dengan komposisi pengadaan yang semakin besar maka kinerja perusahaan semakin dipengaruhi oleh kinerja perusahaan penunjang ( penyediaan barang dan jasa).

Tiga tahun terakhir sejak banyaknya diangkat kasus korupsi pengadaan barang dan jasa, telah terjad penurunan kinerja pengadaan barang dan jasa yang dibanyak tempat berakibat pada penurunan kinerja korporasi atau organisasi. Proses pengadaan yang relative lama sering dijadikan kambing hitam oleh organisasi dengan kinerja.

Beberapa waktu lalu, gubernur DKI menyesalkan penyerapan anggaran 2008 yang hanya mencapai 60% sehingga target program kerja tidak tercapai. Kondisi serupa sudah dialami sebagian besar instansi pemerintah dalam beberapa tahun terakhir. Bahkan di beberapa BUMN kinerja pengadaan telah menurunkan daya saing perusahaaan di pasar. Intinya banyak organisasi mulai sadar bahwa peran pengadaan tidak bisa diremehkan lagi.

Harus diciptakan Nilai Tambah

Sudah saatnya korporasi/institusi pemerintah mengkaji ulang posisi pengadaan barang dan jasa. Banyak keputusan strategi yang diputuskan dalam proses pengadaan dan sudah saatnya membuat strategi pengadaan berbasis menejemen resiko. Pengadaan barang dan jasa bukan saja proses administrasi untuk memilih vendor dan membuat kontrak.

Fungsi pengadaan barang dan jasa harus sejalan dan mendukungstrategi perusahaan atau institusi. Misalkan ketika perusahaan sedang menjalankan cost reduction strategy maka fungsi pengadaan harus berinovasi sehingga diperoleh biaya barang dan jasa dari pihak ketiga yang paling rendah ketika sebuah institusi pemerintah sedang meningkakan citra dan kualitas layanan masyarakat, maka fungsi pengadaan juga harus mendukung pencapaian strategi tersebut.

Dari beberapa survey independen ditemukan bahwa perusahaan mengharapkan sesuatu yang lebih besar dari fungsi pengadaan mereka. Lebih dari 70% para pemimpin korporasi percaya bahwa Supply Chain dan Procurement di perusahaan mereka dapat memberikan kontribusi shareholder value dibeberapa titik, seperti (1) bottom-line cost reduction, (2) quality improvement, dan (3) improved customer services.

Dari pengalaman penulis dalam menerapkan strategi pengadaan di beberapa korporasi di Indonesia dapat menurunkan cost antara 5-10 persen, sementara service level dapat ditingkatkan karena mekanisme komunikasi antara stakeholder yang lebih baik.

Formulasi strategi pengadaan dimulai dengan analisa kebutuhan barang dan jasa korpotasi, baik dari segi jumlah, jenis, frekuensi dan keperluan distribusinya. Dari profil kebutuhan barang dan jasa korporasi, baik maka dilakukan assessmen terhadap kondisi dan sejauh mana kemampuan pasar dalam memasok barang dan jasa yang diperlukan organisasi kita, termasuk peta persaingan, kemampuan teknis, kemampuan permodalan, dan jalur distribusi. Semua regulasi dan peraturan eksternal yang terkait fungsi pengadaan juga harus dipertimbangkan. Selanjutnya perusahaan mebuat analisa resiko pasokan barang dan jasa dan membuat strategi pengadaan yang mencangkup strstegi oprasional pengadaan, strategi kontrak pengadaan, dan strategi pemilihan vendor. Dari strategi-strategi tersebut dapat diputuskan bagaimana kebijakan pengadaan yang cocok diterapkan, organisasi pengadaan yang paling efektif, kebutuhan kompetensi SDM dan Teknologi Informasi yang diperlukan untuk endukung strategi pengadaan tersebut.

Strategi pengadaan diatas disamping harus mendukung tujuan dan strategi korporasi juga harus diselaraskan dengan strategi fungsi-fungsi lain diperusahaan seperti strategi SDM, IT, Keuangan, Marketing, Oprasional, dsb. Sehingga pelaksanaan strategi tersebut dapat berjalan lancer dan tidak tumpang tindih dengan kebijakan oprasional lainnya. Tidak kalah pentingnya adalah strategi pengadaan dengan mengadopsi konsep rantai suplai (Supply Chain Management- SCM) agar setiap fungsi dalam korporasi tidak terperangkap dalam fanatisme kegiatan masing-masing fungsi tetapi harus melihat setiap kegiatan dalam konteks kepentingan perusahaan. Bahkan dalam korporasi yang sudah menjalankan aliansi strategi dengan mitra kerja diluar organisasi harus melihat kepentingan dalam konteks rantai suplai antar organisasi yang paling efektif.

Pengadaan bukan lagi sekedar proses administrasi saja (clerical jobs) tetapi merupakan fungsi yang memiliki nilai tambah yang memerlukan strategi. Keberhasilan fungsi pengadaan tidak cukup hanya sekedar comply terhadap peraturan yang berlaku tetapi juga harus mencapai kinerja yang memberikan kontribusi pada bottom line perusahaan.

Sumber : Warta IAPI 2009